L'archiviazione consiste nella registrazione e nella successiva conservazione di documenti in modo ordinato in un apposito luogo. Ai fini dell'archiviazione elettronica, i documenti vengono definiti «digitali» se creati e trattati mediante un processo di elaborazione elettronica, «analogici» se formati utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come tracce su carta (documenti cartacei), immagini su film (pellicole mediche, microfilm, etc.) oppure magnetizzazioni su nastro (cassette e nastri magnetici audio e video). È possibile utilizzare qualunque supporto di memorizzazione che garantisca la registrazione ottica, laser o con tecnologie diverse, purché non siano in contrasto con il provvedimento del Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione del 19 febbraio 2004, n. 11. Questa delibera contiene le regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti originali .

È necessaria la creazione della figura di « responsabile della conservazione » che svolge una serie di compiti, indicati dall'art. 5 della delibera citata, fra i quali:

Il processo di trasformazione dei documenti in formato elettronico deve garantire che questi diventino immodificabili e inalterabili nel tempo e che successivamente vengano resi disponibili nella loro autenticità e integrità . I documenti analogici devono innanzitutto essere archiviati ordinatamente e raccolti in fascicoli; successivamente, si procede alla trasformazione in immagini da memorizzare nei supporti ottici. Tale memorizzazione può essere fatta in modo totale, ossia come se si facesse una fotografia del documento, oppure mediante un'«impronta», che consiste in un riassunto del documento effettuato dall'elaboratore, che non consenta la manipolazione successiva. Alla fine della memorizzazione sarà necessario apporre il c.d. « riferimento temporale », che deve garantire la data certa al documento informatico e l'identificazione di chi l'ha creato.

Autore: Maurizio Lavagnini - Dottore Commercialista e Revisore contabile in Trieste
Fonte: Azienda & Fisco - Ipsoa Editore, n. 11, Giugno 2005